La présente Politique est établie par ADK Legaltech Solutions, ayant pour numéro de TVA BE 0764.990.203 et établi avenue des Arts 6/501, à 1000 Bruxelles, (ci-après ADK, nous, nos, notre).

ADK veille à protéger vos droits lors du traitement de données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 – le RGPD, la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Cette politique vous explique notamment comment nous traitons vos données, en qualité de responsable du traitement, pourquoi nous les traitons, qui y accède, et ce, dans le cadre de votre utilisation du site www.lexnow.io ainsi que la plateforme LexNow accessible via l’adresse app.lexnow.io ou n’importe quel autre accès (ensemble, Site, Plateforme ou LexNow). Elle complète les Conditions Générales relatives à l’accès, la consultation et l’utilisation de LexNow, et en fait partie intégrante. En acceptant nos Conditions Générales, vous avez déclaré avoir pris connaissance de la présente politique, ainsi que la Politique en matière de cookies.

Les données à caractère personnel qui nous sont communiquées par le Client ou un Utilisateur à l’occasion de l’utilisation de la plateforme LexNow, et pour lesquelles nous intervenons en qualité de sous-traitant sont, quant à elles, traitées conformément aux dispositions de l’accord de traitement des données à caractère personnel.

Pour toute question complémentaire relative à notre traitement des données personnelles, n’hésitez pas à prendre contact par :
Adresse postale : Avenue des Arts 6/501, 1000 Bruxelles
E-mail : [email protected]

Art. 1 – Quelles données traitons-nous et comment les avons-nous obtenues ?

Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Lors de l’accès à la plateforme LexNow, ADK collectera vos données afin de réaliser les objectifs définis au point suivant (2) de la présente politique, et notamment de communiquer avec vous, élaborer des statistiques, gérer vos droits d’accès ou vos demandes, avis ou réclamations, gérer les paiements et les impayés.

Les données personnelles traitées sont, entre autres, les suivantes :

  • Pour les clients personnes physiques : des données d’identification (nom, prénom, adresse, adresse email, sexe, numéro d’entreprise, adresse IP, identifiant et mot de passe) ; les données professionnelles (la fonction, la profession) ; données de journalisation et de traçabilité de l’utilisation de la Plateforme ainsi éventuellement que des données d’identification bancaire ; données pseudonymisées ;
  • Pour les personnes physiques travaillant pour ou représentant les clients personnes morales : des données d’identification (nom, prénom, adresse, adresse email, sexe, adresse IP, identifiant et mot de passe) ; les données professionnelles (la fonction, la profession ; l’employeur) ; données de journalisation et de traçabilité de l’utilisation de la Plateforme ; données pseudonymisées ;
  • Pour les contacts et prospects : des données d’identification (nom, prénom, adresse, adresse email, sexe, adresse IP) ; données pseudonymisées.

Toutes ces données sont collectées auprès de vous soit lorsque vous remplissez nos formulaires papier (p.ex. bon de commande), soit lorsque vous les introduisez de manière électronique dans un formulaire électronique figurant sur le Site ou la Plateforme, soit encore lorsque vous utilisez la plateforme LexNow.

Les données collectées dans les champs libres de nos formulaires en vue de répondre à vos demandes peuvent être plus importantes que celles énoncées ci-avant, et sont laissées à votre appréciation au regard de vos besoins et vos demandes.

En outre, en cas de contentieux, nous pouvons être amenés également à traiter des données dites sensibles telles que : données concernant votre santé, des condamnations pénales ou des infractions, votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses, votre appartenance à un syndicat et toutes les données nécessaires à la défense de nos intérêts.

Nous pouvons également recevoir vos données par nos partenaires commerciaux tels que nos filiales ou entreprises liées, ou autres entreprises avec lesquelles nous collaborons.

Ensuite, nous pouvons également traiter vos données si vous les avez rendues publiques ou si une autorité administrative, ou déterminée par la loi, les rend publiques, notamment en cas de contentieux.

Enfin, lors d’une visite sur LexNow, des cookies d’authentification sont notamment utilisés. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet au sein de notre Politique en matière de cookies.

Art. 2 – Pour quel objectif traitons-nous les données collectées ?

Nous recueillons et traitons vos données personnelles pour différentes raisons en nous fondant sur une base juridique déterminée par le RGPD (par exemple, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou l’exécution d’un contrat conclu avec vous).

Les données sont traitées pour poursuivre les objectifs suivants :

  • Gestion des accès à nos services : les données sont traitées afin d’autoriser l’accès au Site et à son contenu, d’en garantir le bon fonctionnement, de prévenir et détecter les usages non autorisés ou non conformes au cadre contractuel applicable, et de vérifier le respect des conditions d’utilisation de la Plateforme par les Utilisateurs ;
  • Gestion de nos relations contractuelles avec nos clients : les données sont traitées afin d’administrer les abonnements (incluant la gestion des paiements et des impayés et le suivi de la relation client) ;
  • Gestion administrative des clients : dans la relation avec nos clients, les données à caractère personnel peuvent être traitées afin de répondre à nos obligations légales, notamment en matière fiscale et comptable ;
  • Gestion de vos demandes : les données sont traitées afin de gérer les demandes de contact et d’envoyer des informations et offres promotionnelles aux personnes ayant rempli un formulaire de contact ;
  • Gestion des prospects et de notre communication commerciale : les données sont traitées afin de promouvoir d’autres produits et services de ADK comme des offres promotionnelles ;
  • Analyses statistiques et amélioration des services : les données sont traitées afin de réaliser des statistiques concernant l’utilisation du site LexNow et/ou d’analyser les problèmes techniques et apporter des améliorations à nos services, notre offre de produits et ainsi de mieux répondre aux attentes de nos clients ;
  • Gestion de la sécurité de notre Site : les données sont traitées afin de mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles de nature à assurer la protection de vos données personnelles contre les risques liés à l’usage des systèmes d’information ;
  • Gestion des réclamations et du contentieux : les données sont traitées afin de gérer les avis, incidents, réclamations et le cas échéant le contentieux ; ou en matière de protection des données afin de gérer vos demandes d’exercices de droit, comme le droit d’accès, de rectification et d’opposition, d’effacement.

Art. 3 – Quelles sont les bases juridiques de nos traitements de données à caractère personnel ?

Les fondements juridiques de nos traitements sont toujours déterminés dans la stricte limite des fondements et conditions énoncés par le RGPD en ses articles 6, 9 et 10. En fonction des finalités, des types de données et des catégories de personnes concernées ils diffèrent comme suit :

  • Gestion des accès à nos services et la gestion de nos relations contractuelles avec nos clients : conformément à l’article 6 §1 b), ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations contractuelles dans le cadre des services que vous avez sollicités ou qui sont sollicités par votre employeur ou l’entreprise avec laquelle vous collaborez, mais également conformément à l’article 6, §1, f) du RGPD consacrant la poursuite de nos intérêts légitimes lorsque le traitement vise à assurer la sécurité, le bon fonctionnement et la disponibilité de la plateforme, à prévenir, détecter et documenter les usages non autorisés, abusifs ou non conformes au cadre contractuel applicable, à protéger nos droits et ceux de nos partenaires, ainsi qu’à garantir une utilisation loyale des services par les Utilisateurs ;
  • Gestion administrative des clients : conformément à l’article 6 §1 c), ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales dans le cadre de notre relation avec vous ;
  • Gestion de vos demandes : conformément à l’article 6 §1 b) du RGPD, ce traitement est nécessaire à la réalisation de mesures précontractuelles à votre égard ;
  • Gestion de nos prospects, de notre communication commerciale : si vous êtes déjà client ou que vous avez témoigné d’un intérêt pour nos autres produits et services, conformément aux dispositions de l’article 6 §1 f) du RGPD, ce traitement est nécessaire à la réalisation de notre intérêt légitime commercial voire de l’intérêt commercial légitime des entreprises avec lesquelles nous collaborons, dès lors que nous avons pondéré cet intérêt et vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux en examinant vos « attentes raisonnables ». Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement en nous contactant. Si vous n’êtes pas encore client, nous prospectons également si vous avez donné votre consentement à cette fin, soit par nos formulaires, soit par tout acte positif clair, que vous auriez posé, comme partager votre carte de visite, conformément aux dispositions des articles 6 §1 a) et 7 du RGPD. Enfin, s’agissant des clients et des prospects, la communication à des fins de marketing direct, via nos cookies est rendue possible avec votre consentement uniquement, dans les conditions énoncées dans notre Politique en matière de cookies. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement en nous contactant ;
  • Analyses statistiques et amélioration des services et la gestion de la sécurité de notre Site : conformément aux dispositions de l’article 6 §2, f) du RGPD, ce traitement est nécessaire à la réalisation de notre intérêt légitime à assurer un niveau élevé de sécurité et d’améliorer notre offre de produits et de services et ainsi de mieux répondre à vos attentes, dès lors que nous avons pondéré cet intérêt et vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux en examinant vos « attentes raisonnables ». Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement en nous contactant sauf si notre intérêt légitime ou ceux de tiers prévaut notamment en matière de sécurité ;
  • Gestion des réclamations et du contentieux : conformément aux dispositions de l’article 6 §2, f) du RGPD, ce traitement est nécessaire à la réalisation de notre intérêt légitime à assurer la défense de nos intérêts particulièrement en justice. Nous pourrions également être amenés à traiter des données sensibles dans ce cadre, conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f) du RGPD. Vous ne pouvez vous opposer à ce traitement, dès lors que notre intérêt légitime s’entend de notre droit d’accès à la justice et à un procès équitable.

De manière générale, dans le cadre des traitements se fondant sur votre consentement ou notre intérêt légitime, vous pouvez retirer votre consentement ou vous opposer aux traitements en nous contactant soit par mail à l’adresse : [email protected] soit dans les conditions énoncées au point 6 de la présente politique.

Art. 4 – Avec qui et avec quelles garanties partageons-nous vos données vers des tiers ?

Les données personnelles recueillies par ADK sont traitées en interne par les personnes dûment habilitées, dans la limite de leurs attributions respectives.

Vos données peuvent également être partagées avec nos partenaires commerciaux, tels que nos filiales ou entreprises liées, ou autres entreprises avec lesquelles nous collaborons en vue de leur permettre de communiquer vers vous notamment sur des produits similaires ou connexes aux nôtres. Vous pouvez vous opposer à ce traitement en nous contactant.

Vos données pourront également être communiquées aux autorités administratives et judiciaires compétentes, ou à toute autorité ou entité fixée par la loi ou toute disposition règlementaire applicable.

Les données sont également susceptibles d’être transmises à nos cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » ou « responsable du traitement » autonome ou conjoint, au sens du RGPD, ou à tous prestataires externes (ex : consultants informatiques, comptables, commerciaux, entreprises de communication, prestataires juridiques), uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation de nos obligations légales ou contractuelles ou notre intérêt légitime et sous réserve de l’existence de garanties contractuelles propres à assurer la sécurité et la confidentialité des données.

Les principales catégories de prestataires de services avec qui nous sommes amenés à partager vos données sont les suivantes : prestataires de solutions d’envoi d’e-mails, prestataires de solutions d’envoi postal, prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l’infrastructure et des systèmes, comptables et prestataires de services financiers, banques et assurances, réseaux sociaux.

Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées est disponible à première demande aux seules personnes concernées par nos traitements en nous contactant.

Enfin, le cas échéant, en cas de transferts des données vers un pays hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen nous nous assurons que soit :

  • la Commission européenne a rendu une décision qui établit que ce pays assure un niveau de protection adéquat des données, c’est-à-dire équivalent à celui prévu par la législation européenne ;
  • le transfert est couvert par une mesure adéquate accordant un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Contractuelles Types de la Commission.

Art. 5 – Combien de temps conservons-nous vos données ?

Toutes nos données à caractère personnel sont conservées durant la durée nécessaire à la réalisation de nos traitements. La durée de conservation varie selon les finalités des traitements de vos données :

  • Gestion des accès à nos services / Gestion de la sécurité de notre Site : les données sont détruites à la fin de notre relation contractuelle, sauf en cas de contentieux.
  • Gestion de nos relations contractuelles avec nos clients / Gestion de vos demandes : les données sont conservées pour une durée maximale qui ne pourra dépasser le délai de prescription de notre responsabilité professionnelle.
  • Gestion administrative des clients : les données sont conservées la durée nécessaire à répondre à nos obligations légales en matières fiscales et pour une durée maximale qui ne pourra dépasser le délai de prescription de notre responsabilité professionnelle.
  • Gestion de nos prospects et de notre communication commerciale : les données sont conservées pendant un délai maximum de 3 ans à compter de leur collecte si vous n’êtes pas un client ou à compter de la fin de notre relation commerciale si vous avez été client. Vous pouvez néanmoins nous demander à tout moment de cesser ce traitement.
  • Analyses statistiques et amélioration des services / Gestion de la sécurité de notre Site : les données sont conservées pour une durée maximale de 12 mois, sauf en cas de contentieux. Après cette période, les données sont agrégées ou anonymisées.
  • Gestion des réclamations et du contentieux : les données sont supprimées après l’exécution du jugement ou la clôture définitive du litige.

Art. 6 – Quels sont vos droits en qualité de personne concernée par nos traitements de données à caractère personnel ?

Excepté si une disposition légale en vigueur, en ce compris le RGPD, s’y oppose, en qualité de personne concernée par nos traitements, vous avez les droits suivants :

  • Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir que nous traitons vos données ;
  • Le droit de recevoir une copie de vos données dans le format dans lequel nous les conservons ;
  • Le droit de rectification des données traitées ;
  • Le droit de retrait du consentement ;
  • Le droit de vous opposer au traitement de vos données notamment si vos données sont traitées sur base de notre intérêt légitime ;
  • Le droit de limiter le traitement des données traitées :
    • Si vous contestez l’exactitude de ces données ;
    • Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présence avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines de vos données personnelles ;
    • Si le traitement de vos données personnelles est illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données ;
    • Si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.
  • Le droit à l’effacement des données traitées ;
  • Le droit à la portabilité des données traitées ;
  • Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD) via un formulaire dédié disponible sur leur site : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/ ou en contactant l’APD : +32 (0)2 274 48 00 / [email protected].

Ces droits peuvent être exercés par courrier postal adressé à ADK ou par courrier électronique à l’adresse [email protected]. Les destinataires de ce courrier ou courriel se réservent le droit de vérifier votre identité.

Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons des suites que nous y avons accordées.

Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre formulaire.

En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

Nous nous réservons également le droit de ne pas donner suite aux demandes déraisonnables.

Art. 7 – Comment protégeons-nous vos données ?

En toutes circonstances, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle de vos données, en vue de vous prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.

Pour des raisons de sécurité, la liste des mesures de sécurité mises en œuvre par nos soins est disponible à première demande aux seules personnes concernées par nos traitements.

Art. 8 – Modification de la politique de gestion des données personnelles

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment le contenu de la présente politique de protection des données personnelles. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre Site, que nous vous invitons à consulter régulièrement.

Art. 9 – Nos traitements en qualité de sous-traitant

Outre les cas d’import ou de mise à disposition de données à caractère personnel sur la plateforme par les Utilisateurs, nous agissons, également dans le cadre de LexNow, en qualité de sous-traitant de certains éditeurs de contenus. Lorsque c’est le cas, nous vous en informons par un message lorsque vous naviguez sur leurs contenus depuis notre Site. Nous vous invitons à découvrir leur politique de protection des données sur leur site internet.

Art. 10 – En savoir plus

Pour toute information complémentaire relative à la protection des données personnelles, voici quelques liens utiles :

Dernière mise à jour : Mars 2026